La comptabilité de l’UIOSS est gérée par la Caisse d’Allocations Familiales. Elle est tenue conformément aux dispositions des articles D 253.1 et suivants du Code de la Sécurité Sociale, sous la responsabilité de la Directrice Comptable et Financière de la CAF.

L’UIOSS ne possède pas de compte bancaire. L’ordonnancement est réalisé par le service administratif de l’UIOSS. Les informations sont transmises au service comptabilité de la CAF qui procède alors à la vérification et au paiement des factures ainsi qu’à la validation des diverses opérations comptables.

Chaque année, l’UIOSS soumet au Conseil d’Administration le budget annuel composé des dépenses de fonctionnement et celles liées aux investissements retenus pour garantir la préservation du patrimoine immobilier ainsi que la continuité d’activité pour les organismes hébergés.

En règle générale, on observe que le budget se répartit de la manière suivante :

• 25% pour les dotations aux amortissements et provisions
• 25% pour les charges de personnels
• 17% pour les impôts et taxes
• 33% pour les achats et services extérieurs

À chaque renouvellement du Contrat Pluriannuel de Gestion (CPG), un Schéma Directeur Immobilier Local est rédigé. Il s’agit d’établir une planification des travaux en cohérence avec la règlementation en vigueur, les évolutions de la règlementation à venir, les besoins des organismes, les besoins liés à la conservation du patrimoine du site et les ressources allouées.

L’UIOSS, organisme de droit privé chargé d’assurer une mission de service public, est soumise au Code de la commande publique. De fait, les procédures d’achats, en fonction de leur montant, sont réglementées. Les seuils à partir desquels une procédure formalisée est obligatoire sont fixés au niveau communautaire tous les 2 ans.

Toutefois, pour les achats supérieurs à 15 000 € H.T. mais inférieurs à 40 000 € H.T. une mise en concurrence est faite systématiquement.

La consultation des entreprises se fait via la plateforme Achat public.com.

Au quotidien,  la fonction Ressources Humaines s’attache à remplir plusieurs tâches que l’on pourrait regrouper selon 4 grands axes:

• Le recrutement des salariés
  Le recrutement d’un salarié est la recherche d’une adéquation entre les besoins de l’entreprise et les compétences d’un individu.
• La rémunération du personnel
  La gestion de la paie est assurée par le pôle administratif dans un premier temps, puis par le service mutualisé du traitement de la paie des CPAM de la région pris en charge par la CPAM de Rodez. En suivant, le service comptabilité de la CAF procède au versement des salaires et au paiement des charges.
• La gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences
  La gestion du personnel ne se fait pas uniquement à un instant donné.
  La fonction Ressources humaines doit prendre en compte les besoins futurs de l’entreprise. Des scenarii concernant le futur de l’entreprise sont donc élaborés. Ils permettent de mettre en évidence les besoins en personnel de l’entreprise.
  La fonction Ressources Humaines définit donc les actions nécessaires pour combler ces besoins : recrutement de personnels extérieurs, formation du personnel interne, recours à des sous-traitants…Un plan de formation est élaboré chaque année pour veiller d’une part au maintien des compétences par le biais de recyclage, et d’autre part, au développement des compétences des salariés.
• L’amélioration des conditions de travail
  La gestion des conditions de travail est concentrée sur la gestion des risques et de la sécurité sur le lieu de travail.
  L’objectif est alors d’augmenter les actions de prévention pour réduire les accidents et les maladies liées au travail mais également le stress.

Chaque année, l’UIOSS élabore son rapport d’activité ce qui permet d’apprécier les réalisations de l’année passée. Il retrace les faits marquants, les décisions du CA, la vie et l’évolution de la structure ainsi que tous les éléments budgétaires.